Met de presentiefunctie kunnen docenten presentie bijhouden op vakniveau en beschikken mentoren over een overzicht van de presentie van een deelnemer bij meerdere vakken. Docenten kunnen de presentie beheren onder Status en follow-up in de structuurweergave voor een vak. Mentoren beschikken over een koppeling Presentie op het tabblad Mentor.
Controleer het volgende voordat u de presentie gaat bijhouden:
Voordat u de presentiefunctie kunt gaan gebruiken, moet de beheerder categorieën en presentiecodes instellen. De categorieën en codes zijn beschikbaar voor alle vakken in de organisatie. Er is een set standaardcategorieën en -codes beschikbaar. Beheerders kunnen deze beheren vanaf het tabblad Beheerder >> Globale instellingen bewerken >> Presentie.
De categorieën worden gebruikt voor het groeperen van de presentiecodes. Voorbeelden van categorieën zijn Aanwezig, Afwezigheid met reden en Afwezigheid zonder reden. Zie hoe kan ik
De presentiecodes zijn afkortingen voor de afwezigheidsstatus; LAA voor 'Te laat', AFW voor 'Afwezig' enzovoort. Presentiecodes horen altijd bij een presentiecategorie. Zie hoe kan ik
Als alles aan de kant van de beheerder klaar is, moet de docent perioden toevoegen aan het vak. Zie hoe kan ik
Nadat u perioden hebt toegevoegd, klikt u op het tabblad Instellen. Als u het lesrooster maakt, selecteert u de lesuren voor uw vak, bijvoorbeeld het eerste uur op maandag en het tweede en derde uur op dinsdag. Als u een bestaand lesrooster wijzigt, gelden de wijzigingen vanaf de datum van de wijziging.
Voer in Geplande onderwijstijd het totale aantal lesuren voor het vak voor de desbetreffende periode in. Het aantal lesuren wordt in itslearning gebruikt om presentiestatistieken voor het vak te berekenen. Het afwezigheidspercentage wordt niet berekend uit het aantal uren en minuten dat de persoon afwezig is geweest. De berekening is het percentage van het aantal lessessies waarvoor de persoon afwezig is geweest, afgezet tegen het totale aantal sessies dat is ingesteld voor de periode.
Een tweede lesroosterinstelling toevoegen: Als de lesuren per week variëren, bijvoorbeeld als er alleen om de week les is, kunt u de insteloptie voor het toevoegen van een tweede lesrooster gebruiken om een ander rooster voor om de week op te geven.
Alleen de afwezigheid wordt bijgehouden. Als alle deelnemers aanwezig zijn, is geen actie nodig. Het systeem stelt de status automatisch in op 'Aanwezig' als de records voor een week worden ingeleverd bij de mentor.
Voor het bijhouden van de presentie klikt u op Status en follow-up >> Presentie >> de tab Presentie bijhouden. Controleer of u de juiste periode, week en dag hebt geselecteerd. U houdt de afwezigheid bij door op het vervolgkeuzevak te klikken en de juiste afwezigheidscode te selecteren. U kunt ook op de grijze notitie klikken om een opmerking bij de afwezigheid in te voeren.
Als u klaar bent met het noteren van de presentie voor een week, levert u de week in bij de mentor door de vakjes in te schakelen vóór de weken die u wilt inleveren. Klik vervolgens op de knop Week voltooien. Uw taak is daarmee klaar. U moet de week ook inleveren als er geen afwezigheid is geregistreerd.
Met de codes in de voortgangskolom wordt aangegeven wie de presentie heeft goedgekeurd op vakniveau, groepsniveau en organisatieniveau. Docenten keuren presentie goed op vakniveau. De presentie-informatie wordt op groepsniveau meestal goedgekeurd door een mentor en op organisatieniveau door een directeur. Deze instelling kan van school tot school verschillen. De verschillende niveaus worden groen als ze zijn goedgekeurd.
Het tabblad Rapporten bevat een overzicht van alle afwezigheid in het vak, inclusief afwezigheidspercentages. Als u op naam van een student klikt, wordt een gedetailleerd rapport over de afwezigheid van die student weergegeven.
Hieronder wordt een schermafbeelding weergegeven van een rapport van een afzonderlijke student.
De mentoren zien de afwezigheid voor al hun deelnemers voor alle vakken, wat ze een goed overzicht geeft. Mentoren kunnen de door de docent ingeleverde afwezigheidsgegevens bewerken en kunnen afwezigheid voor de dag instellen als een deelnemer de hele dag, of een hele sessie, afwezig is geweest. Mentoren die presentie willen beheren, klikken op het tabblad Mentor >> Presentie beheren.
Studenten kunnen docenten met enkele eenvoudige muisklikken van tevoren informeren over geplande afwezigheid. Dit bespaart docenten veel tijd, omdat zij geen tijd meer hoeven te besteden aan het achterhalen van de redenen voor geplande afwezigheid. De student registreert diens afwezigheid door te klikken op ePortfolio >> Presentie >> Afwezigheid registreren.
Studenten kunnen opmerkingen geven over de presentie-opmerkingen. Alle opmerkingen worden weergegeven als een log wanneer u klikt op het opmerkingenpictogram. Het is mogelijk om opmerkingen te verbergen voor ouders en/of docenten. Studenten, mentoren, docenten en ouders ontvangen meldingen voor nieuwe opmerkingen via het interne berichtensysteem en dus ook op het hoofddashboard.
Presentiecategorieën toevoegen (beheerder)
